Dlaczego warto spojrzeć dalej
niż na sam kalendarz?
Wiele przedsiębiorczych kobiet uważa, że dobre planowanie to przede wszystkim wypełnienie terminów w kalendarzu. Tymczasem kluczem do efektywności jest nie tylko to, co wpisujesz, ale też jak myślisz o tym, co robisz. Gdy cały dzień wypełniony jest spotkaniami i zadaniami, łatwo stracić poczucie kontroli. Celem tego wpisu jest pokazanie konkretnych technik, które pozwolą Ci pracować świadomie, a nie wyłącznie „odhaczać” kolejne pozycje.
Poranna intencja i zadanie High-Energy
- Krótka intencja (2–3 minuty)
Zanim sprawdzisz maila lub włączysz komputer, odpowiedz na dwa pytania:
• Co dziś chcę osiągnąć?
• Jaki jeden cel przyniesie mi satysfakcję?
• Nie rozpisuj tego na papierze – wystarczy szybka myśl lub kilka słów w notatniku. - Zadanie High-Energy (pierwsza godzina pracy)
• Wykorzystaj moment, gdy masz najwięcej energii, na najbardziej wymagające zadanie: np. przygotowanie prezentacji, pisanie tekstu czy kreatywne opracowywanie strategii.
• Dzięki temu nie odkładasz ważnych rzeczy na potem i zyskujesz poczucie realnego startu dnia.
Blokowanie czasu – prosty model
- Dni tematyczne
Zamiast planować każdy dzień co do minuty, wyznacz w tygodniu 2–3 bloki tematyczne.
Przykład:
• Poniedziałek – planowanie i nowe projekty
• Wtorek–Środa – realizacja i spotkania z klientami
• Czwartek – prace administracyjne i fakturowanie
• Piątek – analiza wyników tygodnia i przygotowanie zadań na kolejny - Bufor na nieprzewidziane
W każdym dniu zostaw co najmniej jedną godzinę „wolną” (najlepiej po bloku tematycznym). To czas na pilne sprawy, które pojawiają się niespodziewanie, lub na krótką regenerację (krótki spacer, rozciąganie).
Lista zadań (Checklista)
- Prosta lista „Do zrobienia dzisiaj”
• Wybierz maksymalnie 3 zadania, które muszą zostać wykonane.
• Resztę wpisuj w kolejnej kolejności, ale pamiętaj: te trzy punkty wykonaj w pierwszej kolejności. - Koncentracja na realizacji, nie na perfekcji
• Nie chodzi o opis każdego kroku zadania – wystarczy krótka nazwa („Przygotować ofertę dla Klienta X”, „Napisać artykuł o wewnętrznej organizacji”).
• Jeśli zadanie wymaga większej liczby podzadań, rozbij je na drugiej warstwie listy, ale nie zatrzymuj się na dopracowywaniu instrukcji – przejdź do działania.
Wieczorny rytuał „zamknięcia dnia”
- Krótka refleksja (2–3 minuty)
• Przy zamykaniu komputera zanotuj (lub pomyśl):
• Co dzisiaj poszło zgodnie z planem?
• Które zadania zostały niedokończone i dlaczego?
• Dzięki temu następnym razem łatwiej będzie Ci zidentyfikować przeszkody. - Lista „Jutro”
• Przed odejściem od biurka wybierz 1–2 kluczowe punkty, które musisz dokończyć lub rozpocząć następnego dnia.
• Jeśli lista „Do zrobienia jutro” jest krótka, rano od razu wiesz, od czego zacząć.
Przerwy i microbreaks
• Prosta zasada 90/10
• Po około 90 minutach ciągłej pracy zrób 5–10-minutową przerwę.
• Możesz wstać, rozciągnąć się, napić wody lub po prostu odwrócić wzrok od ekranu.
• Unikaj scrollowania
• Podczas przerwy nie sięgaj od razu po telefon – lepiej zrobić kilka kroków w pokoju, napić się wody lub otworzyć okno, aby napłynęło trochę świeżego powietrza.
Nawyk tygodniowego podsumowania
(raz w tygodniu)
- Wybierz stały dzień i godzinę – np. piątek między 15:00 a 16:00.
- Elementy podsumowania:
• Przegląd zadań MIT – które udało się zrealizować, a które zostały przesunięte?
• Analiza bloków tematycznych – czy dni tematyczne się sprawdziły, czy należy coś zmienić?
• Lista najważniejszych zadań na kolejny tydzień – wybierz 3 priorytety i zapisz je od razu jako zadania na następny tydzień.
Korzyść: Ten prosty rytuał utrzymuje przejrzystość, pomaga szybko wychwycić powtarzające się problemy i realnie planować kolejne dni.
Kilka praktycznych wskazówek na koniec
• Nie rób wszystkiego sama
Jeśli zauważysz, że nadmiernie pochłania Cię rutyna (fakturowanie, powtarzalne zadania administracyjne), sprawdź, czy możesz zlecić je wirtualnej asystentce.
• Minimalizuj multitasking
Jeśli pracujesz nad zadaniem kreatywnym, wyłącz powiadomienia maila i komunikatorów na czas bloku.
• Bądź elastyczna, ale konsekwentna
Systematycznie stosuj proponowane rytuały, ale jeśli pewnego dnia coś stanie na przeszkodzie (np. ważne spotkanie), pozwól sobie na zmianę planu – to nie oznacza porażki, a dostosowanie do rzeczywistości.
• Proste narzędzia
W zupełności wystarczy Kalendarz Google (lub papierowy planer) i prosta lista „Do zrobienia” w notatniku czy aplikacji typu ToDoist. Nie komplikuj narzędzi – skup się na stosowaniu powyższych nawyków.
Podsumowanie
Wewnętrzna organizacja to przede wszystkim świadome podejście do tego, co robisz. Dzięki prostym rytuałom:
• Poranna intencja + zadanie High-Energy daje dobry start.
• Bloki tematyczne porządkują tydzień i ułatwiają zarządzanie energią.
• Lista MIT utrzymuje jasność priorytetów.
• Wieczorny rytuał weryfikuje postęp i przygotowuje grunt pod kolejny dzień.
Jeśli wdrożysz choć jeden z tych elementów, zyskasz więcej przejrzystości, mniej chaosu i poczucie kontroli – nawet przy napiętym harmonogramie. Powodzenia w praktycznym wdrażaniu!
Pobierz darmowy PDF: Tygodniowy Planner dla Przedsiębiorczych Kobiet
Chcesz mieć gotowy planer do wydrukowania lub wypełniania w formie elektronicznej? Skorzystaj z naszego darmowego pliku:
Kliknij tutaj, aby pobrać PDF tygodniowego planera
Życzę Ci udanej organizacji i jeszcze bardziej satysfakcjonujących tygodni!